Soutenir les employés confrontés à des défis personnels

Il arrive que des employés traversent des défis personnels ou familiaux qui nuisent à leur rendement au travail. En tant que gestionnaire, vous êtes souvent en position de remarquer ces changements. Dans ce cas, devez-vous intervenir ou attendre que la situation se règle d’elle-même?

Votre rôle pour soutenir un employé en difficulté personnelle est semblable à celui que vous jouez lorsqu’il s’agit de problèmes de performance liés à un manque de compétences ou de formation. Vous n’êtes pas tenu de diagnostiquer ou de résoudre les problèmes, mais vous pouvez diriger l’employé vers les ressources appropriées et l’aider à élaborer un plan pour améliorer sa performance. Votre objectif est de l’amener à reconnaître qu’il pourrait avoir besoin de soutien et à l’encourager à en chercher.

Comment pouvez-vous aider?

Un employé peut vous parler ouvertement de ses difficultés lors d’une conversation informelle ou en situation de crise. Dans ce cas, votre rôle est clair : écoutez, faites preuve de compréhension et encouragez-le à demander du soutien.

Cependant, la situation devient plus complexe lorsque l’employé ne reconnaît pas ses difficultés, mais que sa performance ou son comportement se détériore sans raison apparente. Dans un tel cas, vous devez l’aider à reconnaître le problème et l’encourager à agir.

Identifier le problème

Avant d’aborder le sujet, recueillez des faits concrets sur la performance ou le comportement de l’employé. Posez-vous les questions suivantes :

• Quand avez-vous remarqué un problème pour la première fois

• L’employé est-il souvent en retard ou absent?

• Adopte-t-il un comportement inapproprié ou dangereux?

• A-t-il de la difficulté à maintenir de bonnes relations avec ses collègues, les clients ou d’autres départements?

• Sa performance a-t-elle chuté de façon marquée?

• Le problème s’est-il développé graduellement ou est-il survenu soudainement?

Des observations objectives et factuelles sont essentielles pour discuter d’un problème avec un employé. Les impressions personnelles ou les suppositions ne suffisent pas—des indicateurs clairs de changements de performance ou de comportement vous aideront à entamer une conversation constructive.

Aborder le problème

Une fois que vous avez identifié un schéma, planifiez une rencontre privée avec l’employé pour discuter de vos préoccupations.

1. Expliquez la raison de la rencontre. Soyez clair et direct.

2. Passez en revue les faits. Expliquez ce que vous avez observé et pourquoi cela vous inquiète.

3. Demandez son point de vue. Donnez-lui la chance de s’exprimer.

4. S’il ne reconnaît pas le problème, soyez plus précis. Donnez des exemples concrets de comportements à corriger et expliquez pourquoi ils sont inacceptables.

5. Clarifiez vos attentes. Définissez ce qu’est une amélioration de performance et les étapes à suivre.

6. Expliquez les conséquences. Précisez quelles actions pourraient être prises si la situation ne s’améliore pas dans un délai donné.

7. Offrez du soutien. Demandez-lui s’il a besoin d’aide et rappelez-lui les ressources disponibles, comme le Programme d’aide aux employés (PAE).

8. Assurez-vous de sa compréhension. Demandez-lui de résumer ce qu’il a compris pour valider l’alignement.

9. Planifiez un suivi. Concluez sur une date pour réévaluer la situation.

Si l’employé parle de difficultés personnelles qui affectent son travail, encouragez-le à chercher de l’aide via le PAE ou d’autres services confidentiels. S’il ne reconnaît pas ces défis, suggérez qu’ils pourraient être en cause et rappelez-lui que du soutien est disponible.

Assurer le suivi

Réévaluez la situation au moment convenu, ou plus tôt si la performance se détériore davantage. Lors de ce suivi :

• Demandez à l’employé s’il sent qu’il a fait des progrès.

• Si des améliorations sont visibles, soulignez-les avec des exemples concrets.

• Si peu ou aucun progrès n’est observé, poursuivez le processus de correction.

• Si nécessaire, mettez en œuvre des mesures administratives ou disciplinaires formelles.

• Continuez à encourager l’employé à chercher du soutien.

• Consultez les RH si d’autres étapes, comme une référence formelle au PAE, sont requises.

Clôturer le processus

Le processus prend fin lorsque l’employé atteint les attentes et qu’aucune autre intervention n’est requise. À ce moment :

• Tenez une rencontre finale pour souligner les progrès.

• Encouragez-le à maintenir ses efforts.

• Rappelez que du soutien est toujours disponible au besoin.

Écueils à éviter

1. Tenter de diagnostiquer le problème

   En tant que gestionnaire, vous n’êtes pas formé pour évaluer ou résoudre des difficultés personnelles. Votre rôle est d’aborder les préoccupations liées à la performance et d’orienter vers du soutien professionnel. Aller au-delà peut poser des risques éthiques et professionnels.

2. Ignorer le problème à cause d’un biais personnel

   Il arrive qu’un gestionnaire hésite à intervenir parce qu’il connaît bien l’employé, le considère comme un ami ou pense que la situation va se résoudre d’elle-même. Toutefois, si les comportements inacceptables persistent, vous devez agir.

3. Croire que votre rôle s’arrête après une référence au PAE

   Référer un employé au PAE ou à un autre service de soutien ne signifie pas que le problème est résolu. Si la performance ne s’améliore pas, vous devez continuer à gérer la situation selon les politiques internes.

Et si vous avez besoin d’aide?

Si vous ne savez pas comment gérer la situation d’un employé en difficulté, demandez conseil au service des ressources humaines ou à votre PAE. Ces ressources peuvent vous aider à avoir les bonnes conversations avec tact et efficacité.